Méthodes
Extraire un texte en tableau sans perdre les inconnues
Un exemple pas à pas pour organiser les offres d’un fournisseur sans transformer les manques en certitudes.
Une proposition fournisseur arrive sous forme de courriel, avec des prix et conditions dispersés dans plusieurs paragraphes. Un tableau peut faciliter la comparaison, à condition de conserver la différence entre ce qui est écrit et ce qui est supposé. La méthode suivante organise une extraction, pas une recommandation d’achat. Elle utilise une offre fictive et ne décrit pas les conditions actuelles d’un fournisseur réel.
Définir les colonnes avant l’extraction
Commencez avec les informations nécessaires à votre décision : référence, quantité, prix unitaire, devise, transport, délai annoncé et condition particulière. Ajoutez une colonne Passage source et une colonne À confirmer. Si vous ne demandez qu’un joli tableau, l’outil peut uniformiser des informations qui ne sont pas comparables. Un prix hors transport et un prix livré ne devraient pas apparaître comme deux montants directement équivalents.
Notre courriel fictif contient ceci : « Produit A : dix unités à douze euros l’unité. Transport calculé selon l’adresse. Produit B : lot de cinq pour cinquante euros. Disponibilité à confirmer. Expédition estimée après réception du paiement. » Aucun délai chiffré n’est fourni. Le tableau doit donc conserver des champs manquants. Pour Produit B, distinguez le prix du lot du prix unitaire calculé, qui vaut dix euros sous l’hypothèse d’un lot de cinq unités.
Séparer extraction et calcul
Demandez d’abord les valeurs telles qu’elles apparaissent. Effectuez ensuite les conversions dans des colonnes distinctes, avec leur formule. Cela rend visible le passage d’un fait source à une donnée calculée. Pour Produit A, le total produit est dix multiplié par douze, soit cent vingt euros, sans transport. Pour Produit B, le total du lot est cinquante euros, également sans frais de livraison connus. Aucun de ces chiffres n’est un coût livré final.
La documentation de Claude recommande des consignes claires et des exemples lorsque le format doit être précis. Ici, la valeur ajoutée vient surtout de votre schéma de colonnes et de votre contrôle. Le tableau généré n’est pas une base comptable automatiquement fiable. Comparez les quantités, devises et unités à la source, puis refaites les calculs avec une calculatrice ou un tableur. Si des taxes ou taux de change manquent, ne les inventez pas.
Utiliser des états explicites
Pour une case absente, utilisez « non précisé ». Pour deux passages contradictoires, écrivez « contradiction à vérifier » et conservez les deux références. Pour une information dont l’unité est ambiguë, gardez la formulation originale. « Dix par carton » ne prouve pas qu’un prix concerne le carton plutôt que l’unité. Un tableau complet visuellement peut être moins utile qu’un tableau comportant trois questions clairement identifiées.
Ne confondez pas délai d’expédition et délai de livraison. Dans notre exemple, « après réception du paiement » désigne une condition, pas une durée. Même si votre activité connaît des délais habituels, ils ne doivent pas remplacer le texte de l’offre. Si vous souhaitez ajouter une estimation personnelle, mettez-la dans une colonne séparée, avec son origine et son statut. Cette transparence évite de faire circuler une hypothèse comme un engagement du fournisseur.
Un prompt d’extraction
Organise ce courriel fictif dans un tableau. Colonnes : produit, quantité, prix annoncé, base du prix, devise, transport, disponibilité, délai, passage source et question à poser. N’invente aucune donnée. Écris « non précisé » pour les absences. Ne calcule pas de coût livré. Dans un second tableau, propose seulement les calculs possibles, avec formule et hypothèses.
Contrôlez une ligne à la fois avant d’élargir à un dossier plus long. Posez ensuite au fournisseur les questions bloquantes, en citant le produit concerné. Lorsque la réponse arrive, mettez à jour la source et le tableau sans effacer l’historique utile de vos décisions. Si vous exportez le résultat en CSV, vérifiez aussi les séparateurs, les décimales et les colonnes à l’ouverture. La réussite se mesure à une comparaison compréhensible, pas au nombre de lignes produites en une fois.